- Eine einzige Mahnung reicht rechtlich, um den Kunden in Verzug zu setzen. Drei Stufen sind üblich, aber keine Pflicht.
- Steht ein festes Zahlungsdatum auf der Rechnung, ist der Kunde ab dem Folgetag auch ohne Mahnung in Verzug.
- Ab Verzug darfst du Zinsen verlangen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Privatkunden, 9 bei Firmen, dazu 40 € Pauschale bei Firmenkunden.
- Mahngebühren nur in Höhe der echten Kosten. Pauschalen von 10 € oder mehr halten vor Gericht selten.
Inhalt dieses Ratgebers
Wann ist der Kunde in Verzug?
Mahnen hat nur einen rechtlichen Zweck: den Kunden in Zahlungsverzug zu setzen. Erst ab Verzug darfst du Zinsen und Mahnkosten verlangen. Wann der Verzug eintritt, regelt § 286 BGB, und für Handwerksbetriebe gibt es drei typische Fälle:
| Was steht auf der Rechnung? | Verzug ab | Mahnung nötig? |
|---|---|---|
| Festes Datum, z. B. „zahlbar bis 15.10.2026“ | 16.10.2026 | Nein |
| „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ ohne Datum | Mit Zugang einer Mahnung nach Fristablauf | Ja |
| Keine Frist, aber Hinweis auf die 30-Tage-Regel | 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung | Nein |
Bei Privatkunden gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ein Satz wie „Nach Ablauf von 30 Tagen ab Zugang dieser Rechnung geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug“ genügt. Bei Firmenkunden gilt sie auch ohne Hinweis.
Besonderheit am Bau: erst Abnahme, dann Fälligkeit
Beim Werkvertrag wird der Werklohn grundsätzlich erst mit der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Beim Bauvertrag kommt eine prüffähige Schlussrechnung dazu (§ 650g BGB). Lass dir die Abnahme deshalb möglichst schriftlich bestätigen, zum Beispiel mit einem kurzen Abnahmeprotokoll. Ohne Abnahme kann der Kunde die Zahlung sonst noch nicht schulden, und eine Mahnung läuft ins Leere.
Die drei Mahnstufen im Überblick
Das Gesetz kennt keine Mahnstufen. Bewährt hat sich trotzdem ein Ablauf in drei Schritten, weil er freundlich beginnt und die Kundenbeziehung schont:
- Zahlungserinnerung etwa 7 Tage nach dem Zahlungsziel. Freundlich, ohne Vorwurf, oft hat der Kunde die Rechnung schlicht vergessen.
- 1. Mahnung etwa 10 bis 14 Tage später. Klar formuliert, mit neuer Frist von 7 bis 10 Tagen.
- Letzte Mahnung mit kurzer Frist und dem Hinweis, dass danach ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt oder ein Inkassobüro beauftragt wird.
Mustertexte zum Kopieren
Die gelb markierten Stellen passt du an. Die Texte funktionieren per E-Mail und per Brief.
Stufe 1: Zahlungserinnerung
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung 2026-0417
Guten Tag Frau Weber,
vielleicht ist es im Alltag untergegangen: Für unsere Rechnung 2026-0417 vom 22.09.2026 über 144,94 € konnten wir bisher keinen Zahlungseingang feststellen.
Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 20.10.2026 auf das unten genannte Konto. Sollte sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten haben, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Hoffmann
Stufe 2: 1. Mahnung
Betreff: 1. Mahnung zur Rechnung 2026-0417
Guten Tag Frau Weber,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom 13.10.2026 ist der Betrag von 144,94 € aus der Rechnung 2026-0417 weiterhin offen.
Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens 03.11.2026 zu überweisen. Die Rechnung finden Sie zur Sicherheit noch einmal im Anhang.
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Hoffmann
Stufe 3: Letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung 2026-0417
Guten Tag Frau Weber,
leider haben Sie auf unsere Erinnerung und unsere Mahnung nicht reagiert. Der Betrag von 144,94 € ist seit dem 06.10.2026 fällig. Zuzüglich Mahnkosten von 3,00 € ergibt sich ein Gesamtbetrag von 147,94 €.
Bitte begleichen Sie diesen Betrag bis spätestens 14.11.2026. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werden wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.
Mit freundlichen Grüßen
Bernd Hoffmann
Was darfst du zusätzlich verlangen?
Sobald der Kunde in Verzug ist, darfst du den Schaden ersetzt verlangen, der dir durch die späte Zahlung entsteht:
| Privatkunde | Firmenkunde | |
|---|---|---|
| Verzugszinsen (§ 288 BGB) | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz |
| Pauschale | keine | 40 € einmalig je Forderung |
| Mahnkosten | tatsächliche Kosten, z. B. Porto und Material, meist 2 bis 5 € | |
Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank zweimal im Jahr. Die Zinsen berechnest du taggenau: offener Betrag × Zinssatz × Tage im Verzug ÷ 365.
Wenn der Kunde trotzdem nicht zahlt
Nach der letzten Mahnung hast du drei Wege:
- Gerichtliches Mahnverfahren: Der Antrag geht online und kostet je nach Forderung eine überschaubare Gerichtsgebühr, die der Kunde am Ende tragen muss. Widerspricht er nicht, bekommst du einen Vollstreckungsbescheid.
- Inkassobüro: Bequem, aber prüfe vorher die Kosten und ob sie vom Kunden erstattet werden müssen.
- Anruf: Klingt banal, wirkt oft am schnellsten. Viele Kunden zahlen nach einem kurzen, freundlichen Telefonat, weil sich ein Missverständnis klärt.
Für größere Aufträge lohnt es sich, gar nicht erst in diese Lage zu kommen: Abschlagsrechnungen nach Baufortschritt verkleinern das Risiko deutlich.
Die häufigsten Fehler beim Mahnen
- Zu lange warten. Je älter eine Rechnung ist, desto schlechter wird sie bezahlt. Ein fester Rhythmus hilft.
- Keine konkrete Frist. „Bitte zahlen Sie zeitnah“ setzt keine klare Grenze. Nenne immer ein Datum.
- Falscher Ton in der ersten Stufe. Wer sofort mit Anwalt droht, verliert Stammkunden, die einfach nur vergessen haben.
- Kein Nachweis. Ohne Beleg über den Zugang der letzten Mahnung wird es vor Gericht schwierig.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben, bevor ich einen Mahnbescheid beantrage?
Rechtlich keine bestimmte Zahl. Ist der Kunde in Verzug, kannst du direkt das gerichtliche Mahnverfahren beantragen, online über online-mahnantrag.de. In der Praxis lohnen sich eine freundliche Erinnerung und eine letzte Mahnung mit Frist, weil die meisten Kunden dann zahlen.
Darf ich für die erste Mahnung schon Gebühren verlangen?
Nur wenn der Kunde zu diesem Zeitpunkt bereits in Verzug war, etwa weil ein festes Zahlungsdatum überschritten ist. Setzt erst die Mahnung den Verzug in Gang, ist sie kostenfrei. Ab dann darfst du die tatsächlichen Kosten weiterer Mahnungen berechnen, meist ein paar Euro für Porto und Material.
Ab wann verjährt eine offene Handwerkerrechnung?
In der Regel nach drei Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Forderung fällig wurde. Eine Rechnung, die im Mai 2026 fällig war, verjährt also mit Ablauf des 31.12.2029. Eine normale Mahnung hält die Verjährung nicht auf, ein gerichtlicher Mahnbescheid schon.
Muss die Mahnung per Einschreiben verschickt werden?
Nein. Die Mahnung ist an keine Form gebunden, E-Mail reicht. Im Streitfall musst du aber beweisen, dass sie angekommen ist. Für die letzte Mahnung ist deshalb ein Einwurf-Einschreiben oder eine E-Mail mit Lesebestätigung sinnvoll.
Was mache ich, wenn der Kunde Mängel behauptet und deshalb nicht zahlt?
Nimm die Mängelrüge ernst, schau dir die Sache an und halte das Ergebnis schriftlich fest. Der Kunde darf bei berechtigten Mängeln in der Regel das Doppelte der voraussichtlichen Nachbesserungskosten zurückhalten, nicht aber die ganze Rechnung. Den unstrittigen Rest kannst du weiter anmahnen.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
