- Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz netto macht.
- Wird die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Regelung sofort, schon für den Umsatz, der die Grenze überschreitet.
- Auf jede Rechnung gehört ein Hinweis, dass du nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnest.
- E-Rechnungen empfangen musst du auch als Kleinunternehmer. Selbst ausstellen musst du sie nicht.
Inhalt dieses Ratgebers
- Was ist die Kleinunternehmerregelung?
- Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
- Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?
- Beispiel: Wann genau die Regelung endet
- Wechsel zur Regelbesteuerung: Was sich ändert
- Was muss auf die Rechnung?
- Kleinunternehmer und E-Rechnung
- Vor- und Nachteile im Handwerk
- Wie du die Entscheidung triffst
- Besonderheit: Bauleistungen von anderen Betrieben
- Häufige Fragen
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Nach § 19 UStG können kleine Betriebe ihre Umsätze von der Umsatzsteuer befreien lassen. Du stellst dann Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus, gibst keine Voranmeldungen ab und hast weniger Aufwand mit dem Finanzamt. Im Gegenzug darfst du keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen abziehen.
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Regelung neu gestaltet. Die Umsätze sind jetzt steuerfrei, und die Grenzen sind höher, aber auch strenger.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
| Zeitraum | Grenze | Bedeutung |
|---|---|---|
| Vorjahr | höchstens 25.000 € | Wer im Vorjahr darüber lag, ist im laufenden Jahr kein Kleinunternehmer. |
| Laufendes Jahr | höchstens 100.000 € | Wird die Grenze überschritten, endet die Regelung sofort. |
| Gründungsjahr | höchstens 25.000 € | Ohne Vorjahr gilt die niedrigere Grenze für das laufende Jahr. |
Gezählt wird der Gesamtumsatz netto. Umsätze aus dem Verkauf von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Transporters, bleiben bei der Grenze außen vor.
Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?
Hier liegt die wichtigste Änderung. Bis 2024 galt die Grenze für das laufende Jahr nur als Prognose. Wer sie überschritt, blieb meist bis Jahresende Kleinunternehmer. Das ist vorbei.
Für Handwerksbetriebe ist das relevant, weil einzelne Aufträge schnell fünfstellig werden. Ein großer Auftrag im Herbst kann dich mitten im Jahr aus der Regelung werfen. Behalte deinen Jahresumsatz deshalb laufend im Blick, nicht erst bei der Steuererklärung.
Auch die Grenze von 25.000 € hat Folgen: Liegst du am Jahresende darüber, bist du ab dem 1. Januar des Folgejahres regelbesteuert, selbst wenn du im neuen Jahr wieder weniger verdienst.
Beispiel: Wann genau die Regelung endet
Das folgende Beispiel ist frei angenommen. Ein Tischler hat im Vorjahr 22.000 € Umsatz gemacht und ist deshalb im laufenden Jahr Kleinunternehmer. Bis Oktober hat er 85.000 € umgesetzt. Dann schreibt er eine Rechnung über 20.000 € für einen Einbauschrank.
Mit dieser Rechnung steigt sein Umsatz auf 105.000 € und überschreitet die Grenze von 100.000 €. Die Folge: Schon diese Rechnung muss er mit Umsatzsteuer ausstellen. Alle weiteren Rechnungen im Jahr ebenfalls. Im Folgejahr ist er wegen des Vorjahresumsatzes über 25.000 € ohnehin regelbesteuert.
Hätte er den Auftrag schon im Angebot mit Umsatzsteuer kalkuliert, wäre das kein Problem. Hat er dem Kunden 20.000 € als Endpreis zugesagt und lässt der Vertrag keine Anpassung zu, muss er die Umsatzsteuer aus diesem Betrag herausrechnen. Rund 3.193 € davon gehen dann an das Finanzamt.
Wechsel zur Regelbesteuerung: Was sich ändert
Fällt die Kleinunternehmerregelung weg, ändert sich einiges auf einmal:
- Du schreibst Rechnungen mit Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.
- Du gibst Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Wie oft, legt das Finanzamt fest.
- Du darfst Vorsteuer aus Einkäufen abziehen, ab dem Zeitpunkt der Regelbesteuerung.
- Gegenüber Firmenkunden musst du ab 2027 oder 2028 je nach Umsatz auch E-Rechnungen ausstellen.
Sprich mit Privatkunden, deren Aufträge über den Jahreswechsel oder die Grenze laufen, früh über die Preise. Ein Satz im Angebot wie „Preise zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt“ schafft Klarheit.
Was muss auf die Rechnung?
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Rechnung, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Ansonsten brauchst du die üblichen Angaben wie Name und Anschrift, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt und Betrag. Seit 2025 gibt es dafür mit § 34a UStDV vereinfachte Anforderungen.
Rechnungsbetrag: 1.850,00 €
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet (Steuerbefreiung für Kleinunternehmer).
Kleinunternehmer und E-Rechnung
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmer E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Schickt dir ein Großhändler eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, musst du sie annehmen, lesen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang in der Regel aus, für das Lesen brauchst du ein passendes Programm.
Beim Ausstellen sind Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Du darfst weiter PDF oder Papier verschicken. Mehr dazu im Ratgeber zur E-Rechnung im Handwerk.
Vor- und Nachteile im Handwerk
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| weniger Aufwand, keine Voranmeldungen | kein Vorsteuerabzug auf Material, Werkzeug und Fahrzeug |
| bei Privatkunden günstiger im Preis, weil keine 19 % aufgeschlagen werden | bei Firmenkunden kein Preisvorteil, weil sie die Vorsteuer ohnehin abziehen |
| einfachere Rechnungen | Umsatz muss laufend überwacht werden |
| gut geeignet für Nebenerwerb und Start | größere Aufträge bringen dich schnell über die Grenze |
Die Frage der Vorsteuer wiegt im Handwerk besonders schwer. Wer viel Material einkauft oder in Maschinen und Fahrzeuge investiert, zahlt als Kleinunternehmer die volle Umsatzsteuer auf diese Einkäufe und bekommt sie nicht zurück. Arbeitest du überwiegend für Privatkunden und mit wenig Material, etwa bei Montage, Reparatur oder kleinen Dienstleistungen, spricht mehr für die Regelung. Arbeitest du vor allem für Firmen oder mit hohem Materialanteil, lohnt sich oft die Regelbesteuerung.
Wie du die Entscheidung triffst
Rechne beide Varianten einmal mit deinen erwarteten Zahlen durch. Drei Fragen helfen dabei:
- Wer sind deine Kunden? Bei überwiegend Privatkunden bist du als Kleinunternehmer im Preis um die Umsatzsteuer günstiger oder behältst bei gleichem Preis mehr.
- Wie viel kaufst du ein? Hoher Materialanteil und geplante Investitionen sprechen für die Regelbesteuerung, weil du sonst auf der Vorsteuer sitzen bleibst.
- Wie sicher bleibst du unter den Grenzen? Wenn dein Betrieb absehbar wächst, lohnt sich der Aufwand der Umstellung auf die Kleinunternehmerregelung oft nicht.
Ein Beispiel für die Vorsteuer: Kaufst du einen Transporter für 35.700 € brutto, stecken darin 5.700 € Umsatzsteuer. Als Kleinunternehmer bekommst du davon nichts zurück. Mit Regelbesteuerung holst du dir den Betrag über die Voranmeldung wieder. Bei der Entscheidung unterstützt dich deine Steuerberatung.
Besonderheit: Bauleistungen von anderen Betrieben
Auch als Kleinunternehmer kannst du beim Einkauf von Bauleistungen zum Steuerschuldner werden. Beauftragst du einen Subunternehmer und erbringst du selbst nachhaltig Bauleistungen, kann das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG greifen. Dann musst du die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung anmelden und zahlen, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Kläre solche Konstellationen vorher mit der Steuerberatung. Mehr dazu im Beitrag zu Reverse Charge bei Bauleistungen.
Häufige Fragen
Welche Grenze gilt im Gründungsjahr?
Wenn du im Laufe des Jahres gründest, gibt es keinen Vorjahresumsatz. Dann darf der Umsatz im Gründungsjahr 25.000 € nicht überschreiten. Die Grenze von 100.000 € spielt im ersten Jahr keine Rolle.
Zählt die Grenze brutto oder netto?
Seit 2025 wird mit dem Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer gerechnet. Als Kleinunternehmer nimmst du ohnehin keine Umsatzsteuer ein, gezählt werden deine Entgelte.
Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja. Du kannst gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du die Regelung nicht anwenden willst. An diesen Verzicht bist du dann für mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Überlege den Schritt deshalb gut, zum Beispiel wenn eine größere Investition ansteht.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer trotzdem Umsatzsteuer auf die Rechnung schreibe?
Dann schuldest du den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt, ohne selbst Vorsteuer abziehen zu dürfen. Korrigiere solche Rechnungen umgehend.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Seit 2024 in der Regel nicht mehr, wenn du die Regelung anwendest. Voranmeldungen entfallen ebenfalls. Die Einkommensteuererklärung und die Gewinnermittlung bleiben natürlich Pflicht.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
