- Empfangen musst du E-Rechnungen schon seit dem 01.01.2025. Ein normales E-Mail-Postfach reicht.
- Ausstellen musst du sie an Firmenkunden ab 2027, wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt, sonst ab 2028.
- Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Kleinunternehmer beim Ausstellen.
- Eine PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Nötig ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD.
Inhalt dieses Ratgebers
Der Zeitplan auf einen Blick
| Ab | Was gilt | Wen betrifft es |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | E-Rechnungen empfangen können | Alle Betriebe, auch Kleinunternehmer |
| 01.01.2027 | E-Rechnungen an Firmenkunden ausstellen | Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | E-Rechnungen an Firmenkunden ausstellen | Alle übrigen Betriebe |
Bis zum Ende der jeweiligen Übergangszeit darfst du an Firmenkunden weiter Papierrechnungen oder, mit deren Zustimmung, PDF-Rechnungen verschicken.
Wann bist du betroffen und wann nicht?
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Für einen typischen Handwerksbetrieb heißt das:
- Betroffen: Rechnungen an Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer, andere Handwerksbetriebe, Gewerbekunden, Vermieter mit gewerblicher Vermietung.
- Nicht betroffen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen nicht ausstellen, aber empfangen können.
XRechnung oder ZUGFeRD?
| Format | Was es ist | Für wen praktisch |
|---|---|---|
| XRechnung | Reine XML-Datei, für Menschen ohne Programm nicht lesbar | Öffentliche Auftraggeber, große Firmenkunden |
| ZUGFeRD (ab 2.0.1) | PDF mit eingebetteter XML-Datei, sieht aus wie eine normale Rechnung | Die meisten Handwerksbetriebe, weil Kunde und Maschine sie lesen können |
Wichtig: ZUGFeRD in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL erfüllt die Anforderungen nicht. Gängige Rechnungsprogramme wählen das richtige Profil automatisch.
Checkliste für deinen Betrieb
- Empfang klären: Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten, z. B. rechnung@deinbetrieb.de, und Lieferanten mitteilen.
- Aufbewahrung regeln: Eingehende E-Rechnungen als Originaldatei revisionssicher speichern, am einfachsten direkt im Buchhaltungsprogramm.
- Programm prüfen: Kann dein Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen? Lexoffice, sevDesk und die meisten Handwerkerprogramme können das.
- Kundenstamm durchgehen: Welche Kunden sind Firmen? Bei denen die Umstellung ansprechen.
- Steuerberatung einbinden: Klären, wie Belege künftig übergeben werden, etwa per DATEV-Schnittstelle.
Häufige Fragen
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 gilt nur ein strukturiertes Format als E-Rechnung, das sich maschinell auslesen lässt, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Ein normales PDF ist eine „sonstige elektronische Rechnung“ und nur noch in der Übergangszeit erlaubt.
Brauche ich ein spezielles Programm zum Empfangen?
Nicht unbedingt. Du musst E-Rechnungen entgegennehmen können, ein E-Mail-Postfach genügt. Zum Lesen der XML-Datei brauchst du einen Viewer, den viele Buchhaltungsprogramme mitbringen. Wichtig ist, die Originaldatei revisionssicher aufzubewahren.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bei E-Rechnungen ist die elektronische Originaldatei maßgeblich, ein Ausdruck reicht nicht.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?
Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts. Papier und PDF bleiben erlaubt.
Ich bin Kleinunternehmer. Was muss ich tun?
Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen musst du sie aber, wenn dir andere Betriebe welche schicken.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
