- Mit der Abnahme wird der Werklohn fällig, die Gewährleistungsfrist beginnt und die Beweislast für Mängel geht auf den Kunden über.
- Wegen unwesentlicher Mängel darf der Kunde die Abnahme nicht verweigern (§ 640 Abs. 1 BGB). Die Mängel kommen ins Protokoll und werden nachgebessert.
- Setzt du nach Fertigstellung eine angemessene Frist und der Kunde nennt keinen Mangel, gilt die Leistung als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB).
- Bekannte Mängel und eine Vertragsstrafe muss sich der Kunde bei der Abnahme vorbehalten, sonst verliert er Rechte. Das Protokoll hält beides fest.
Inhalt dieses Ratgebers
Was die Abnahme bewirkt
Mit der Abnahme erklärt der Kunde, dass er deine Leistung als im Wesentlichen vertragsgemäß anerkennt. Das klingt nach Formsache, ist aber der wichtigste Moment im ganzen Auftrag. Nach § 640 BGB ist der Kunde zur Abnahme verpflichtet, sobald die Leistung vertragsgemäß fertig ist. Mit ihr ändert sich rechtlich eine Menge:
| Thema | Vor der Abnahme | Nach der Abnahme |
|---|---|---|
| Werklohn | noch nicht fällig (außer Abschläge) | fällig (§ 641 BGB), beim Bauvertrag mit prüffähiger Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB) |
| Gewährleistung | Frist läuft nicht | Frist beginnt, 5 Jahre bei Bauwerken, 2 Jahre bei sonstigen Arbeiten |
| Beweislast für Mängel | du musst beweisen, dass alles in Ordnung ist | der Kunde muss den Mangel beweisen, außer bei vorbehaltenen Mängeln |
| Risiko bei Beschädigung | liegt bei dir | geht auf den Kunden über (§ 644 BGB) |
Ohne Abnahme bleibt dein Geld also offen und die Gewährleistung beginnt nicht. Deshalb gehört zu jedem abgeschlossenen Auftrag ein Abnahmetermin, am besten mit Protokoll.
Arten der Abnahme
- Ausdrückliche Abnahme: Der Kunde erklärt die Abnahme mündlich oder schriftlich. Mit Protokoll ist sie später gut zu beweisen.
- Stillschweigende Abnahme: Der Kunde nutzt die Leistung über längere Zeit ohne Beanstandung oder zahlt vorbehaltlos die Schlussrechnung. Das ist rechtlich möglich, aber im Streit schwer zu belegen.
- Fiktive Abnahme (§ 640 Abs. 2 BGB): Du setzt dem Kunden nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme. Verweigert er sie nicht innerhalb der Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt die Leistung als abgenommen. Bei Privatkunden wirkt das nur, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast.
- Förmliche Abnahme (§ 12 Abs. 4 VOB/B): Ist die VOB/B wirksam vereinbart, kann jede Seite eine förmliche Abnahme verlangen. Der Befund wird schriftlich festgehalten, Vorbehalte wegen bekannter Mängel und Vertragsstrafen werden aufgenommen, und jede Partei bekommt eine Ausfertigung.
Was ins Abnahmeprotokoll gehört
- Bauvorhaben und Vertrag: Adresse, Auftrags- oder Angebotsnummer, Datum des Vertrags.
- Beteiligte: Auftraggeber, Auftragnehmer und alle Teilnehmer mit Funktion, dazu Datum, Uhrzeit und Ort.
- Abgenommene Leistungen: ob die gesamte Leistung oder nur ein Teil abgenommen wird, mit kurzer Beschreibung.
- Mängel und Restarbeiten: jeder Punkt einzeln, mit Ort, Beschreibung und Frist zur Beseitigung.
- Vorbehalte: für bekannte Mängel und eine eventuell vereinbarte Vertragsstrafe.
- Erklärung: abgenommen oder verweigert, bei Verweigerung mit den wesentlichen Mängeln als Grund.
- Beginn der Gewährleistung und die Unterschriften beider Seiten.
Vorbehalte: warum sie ins Protokoll müssen
Zwei Vorbehalte sind für den Kunden entscheidend, und damit auch für dich, weil sie den Streit von morgen vorwegnehmen:
- Bekannte Mängel (§ 640 Abs. 3 BGB): Nimmt der Kunde ab, obwohl er einen Mangel kennt, verliert er seine Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung für diesen Mangel, wenn er sich die Rechte nicht vorbehält. Deshalb gehört jeder bekannte Mangel mit Vorbehalt ins Protokoll.
- Vertragsstrafe (§ 341 Abs. 3 BGB, § 11 Abs. 4 VOB/B): Ist eine Vertragsstrafe vereinbart, etwa für verspätete Fertigstellung, kann der Kunde sie nur verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehält.
Für dich hat die Mängelliste einen klaren Vorteil: Was nicht drinsteht, muss der Kunde später selbst als Mangel beweisen. Eine ehrliche, vollständige Liste schützt beide Seiten.
Wenn der Kunde die Abnahme verweigert
Verweigern darf der Kunde nur wegen wesentlicher Mängel. Dann bleibt der Werklohn vorerst offen, und die Gewährleistung beginnt nicht. Beim Bauvertrag kannst du nach § 650g BGB verlangen, dass ihr den Zustand der Leistung gemeinsam feststellt. Diese Zustandsfeststellung wird mit Datum und Unterschrift festgehalten. Hat der Kunde die Leistung schon in Besitz und fehlt ein offenkundiger Mangel in der Feststellung, wird vermutet, dass er erst danach entstanden ist und auf das Konto des Kunden geht. Das gilt nicht, wenn der Kunde den Mangel seiner Art nach gar nicht verursacht haben kann.
Betreff: Fertigstellung und Aufforderung zur Abnahme, Badsanierung Kastanienallee 7
Guten Tag Frau Weber,
die vereinbarten Arbeiten sind fertiggestellt. Bitte nehmen Sie die Leistung bis zum 14.10.2026 ab. Als Termin schlage ich Freitag, 09.10.2026, 10 Uhr vor.
Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Abnahme nicht bis zu diesem Datum unter Angabe mindestens eines Mangels verweigern, gilt die Leistung nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen.
Viele Grüße
Bernd Hoffmann
Tipps aus der Praxis
- Abnahme aktiv verlangen: Warte nicht, bis der Kunde von selbst kommt. Melde die Fertigstellung schriftlich und schlag einen Termin vor.
- Fotos machen: Dokumentiere den Zustand bei der Abnahme mit Fotos und verweise im Protokoll auf die Bildnummern.
- Fristen realistisch setzen: Trage für jeden Mangel eine Frist ein, die du wirklich halten kannst, und hake erledigte Punkte mit Datum ab.
- Schlussrechnung direkt danach: Mit der Abnahme wird dein Geld fällig. Schick die Schlussrechnung zeitnah, damit keine Wochen verloren gehen.
Häufige Fragen
Muss eine Abnahme schriftlich erfolgen?
Nach BGB nicht. Die Abnahme kann auch mündlich oder stillschweigend passieren, etwa wenn der Kunde die Leistung nutzt und vorbehaltlos bezahlt. Ein unterschriebenes Protokoll ist aber der sicherste Beweis dafür, wann abgenommen wurde und welche Mängel offen waren. Bei der förmlichen Abnahme nach § 12 Abs. 4 VOB/B ist das schriftliche Protokoll ausdrücklich vorgesehen.
Darf der Kunde wegen kleiner Mängel die Abnahme verweigern?
Nein. Nach § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB berechtigen nur wesentliche Mängel zur Verweigerung. Ob ein Mangel wesentlich ist, hängt vom Einzelfall ab, etwa von Umfang, Kosten der Beseitigung und Auswirkung auf die Nutzung. Kleinigkeiten wie eine unsaubere Fuge gehören ins Protokoll, die Abnahme findet trotzdem statt.
Gibt es eine Teilabnahme?
Nach BGB nur, wenn sie vereinbart ist. Bei wirksam vereinbarter VOB/B kannst du nach § 12 Abs. 2 VOB/B die Abnahme in sich abgeschlossener Teile der Leistung verlangen. Für Teilabnahmen ist ein eigenes Protokoll pro Abschnitt sinnvoll.
Was passiert, wenn der Kunde zum Abnahmetermin nicht erscheint?
Setz ihm schriftlich eine angemessene Frist zur Abnahme, bei Privatkunden mit Hinweis auf die Folgen in Textform. Lässt er die Frist verstreichen, ohne einen Mangel zu nennen, gilt die Leistung nach § 640 Abs. 2 BGB als abgenommen. Halte Fristsetzung und Zugang gut fest.
Wer unterschreibt das Abnahmeprotokoll?
Der Auftraggeber oder eine von ihm bevollmächtigte Person und du als Auftragnehmer. Ein Bauleiter oder Architekt darf nur abnehmen, wenn er dazu bevollmächtigt ist. Im Zweifel lass den Auftraggeber selbst unterschreiben und gib jeder Seite eine Ausfertigung.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
