- Eine Bürokraft in Teilzeit kostet einen Betrieb inklusive Arbeitgeberanteilen schnell 1.500 bis 2.000 € im Monat.
- Ein Minijob ist günstiger, deckt aber nur wenige Stunden pro Woche ab und bleibt oft an Urlaub und Krankheit hängen.
- Externe Büroservices rechnen meist nach Stunden ab und lohnen sich für klar abgegrenzte Aufgaben.
- Digitale Büro-Mitarbeiter übernehmen Routine wie Mails, Termine und Entwürfe rund um die Uhr, ersetzen aber keine Person für Telefon, Beratung und Sonderfälle.
Inhalt dieses Ratgebers
Welche Büroarbeit fällt überhaupt an?
Bevor es um Kosten geht, lohnt ein ehrlicher Blick auf die Aufgaben. In einem Handwerksbetrieb mit 1 bis 10 Leuten sind es typischerweise:
- Kundenanfragen per Telefon, E-Mail und WhatsApp beantworten
- Termine vereinbaren, verschieben, bestätigen
- Angebote und Rechnungen schreiben, Mahnungen verschicken
- Belege sammeln und an das Steuerbüro geben
- Material bestellen, Lieferscheine zuordnen
- Stundenzettel einsammeln, Aufträge dokumentieren
Ein großer Teil davon ist Routine, die jeden Tag gleich abläuft. Genau dort unterscheiden sich die Lösungen am stärksten.
Kostenvergleich: Bürokraft, Minijob, Büroservice, digital
Die folgenden Werte sind Richtwerte für einen Überblick, keine Gehaltsempfehlung. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind grob mit rund 21 % angesetzt, beim Minijob mit rund 30 % Pauschalabgaben.
| Lösung | Umfang | Kosten pro Monat (ca.) | Stärken | Grenzen |
|---|---|---|---|---|
| Bürokraft Vollzeit | ca. 40 Std./Woche | 3.200 bis 4.100 € inkl. AG-Anteil | Kennt Betrieb und Kunden, nimmt alles ab | Teuer für kleine Betriebe, Urlaub und Krankheit |
| Bürokraft Teilzeit | ca. 20 Std./Woche | 1.500 bis 2.000 € inkl. AG-Anteil | Guter Mittelweg | Nur zu festen Zeiten erreichbar |
| Minijob | ca. 10 Std./Woche | bis ca. 790 € inkl. Abgaben | Günstig, flexibel | Wenig Stunden, oft hohe Fluktuation |
| Externer Büroservice | nach Bedarf | häufig 35 bis 60 € pro Stunde | Keine Anstellung, Profis | Kennt den Betrieb weniger gut |
| Digitaler Büro-Mitarbeiter | rund um die Uhr | ab ca. 99 € | Sofortige Antworten, Entwürfe, günstig | Kein Mensch am Telefon, braucht Freigaben |
Rechenbeispiel: Was kostet dich der Büroabend?
Angenommen, du sitzt jeden Abend eine Stunde am Schreibtisch, an fünf Tagen die Woche. Das sind rund 21 Stunden im Monat. Bei einem Stundensatz von 65 € sind das über 1.300 € im Monat an Zeit, die du nicht auf der Baustelle abrechnen kannst, ganz abgesehen vom Feierabend.
Diese Rechnung zeigt nicht, dass eine bestimmte Lösung die richtige ist. Sie zeigt aber, dass „ich mach das eben selbst“ fast immer die teuerste Variante ist.
Welche Lösung passt zu welchem Betrieb?
- Solo-Betrieb oder 2 bis 3 Leute: Eine Bürokraft rechnet sich meist noch nicht. Sinnvoll ist eine Kombination aus Rechnungsprogramm, Steuerbüro und einer digitalen Lösung für Anfragen und Entwürfe.
- 4 bis 10 Leute: Eine Teilzeitkraft oder ein Minijob für Telefon und Sonderfälle, ergänzt um digitale Unterstützung für die Routine, damit die Bürokraft nicht nur abtippt.
- Über 10 Leute: In der Regel eine feste Bürokraft, die mit guten Programmen und digitaler Hilfe deutlich mehr schafft.
Wenn du eine Bürokraft einstellst
- Aufgaben aufschreiben: Eine einfache Liste, was wann zu tun ist, spart Wochen an Einarbeitung.
- Programme festlegen: Rechnung, Kalender und Ablage sollten digital sein, sonst hängt alles an einer Person.
- Vertretung klären: Wer übernimmt bei Urlaub und Krankheit? Genau hier helfen digitale Lösungen als Rückfallebene.
Häufige Fragen
Was verdient eine Bürokraft im Handwerk?
Das hängt stark von Region, Erfahrung und Tarifbindung ab. Für Vollzeit liegen die Bruttogehälter häufig grob zwischen 2.600 und 3.400 € im Monat. Genaue Werte für deine Region liefern Handwerkskammer, Innung oder Gehaltsportale.
Wie viele Stunden sind mit einem Minijob möglich?
Die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat. Beim Mindestlohn von 13,90 € sind das rund 43 Stunden im Monat, also etwa 10 Stunden pro Woche. Mit höherem Stundenlohn entsprechend weniger.
Kann KI eine Bürokraft komplett ersetzen?
Nein, und das sollte auch niemand versprechen. KI-Lösungen übernehmen wiederkehrende Aufgaben wie das Beantworten von Standardanfragen, Terminvorschläge und Entwürfe für Angebote und Rechnungen. Persönliche Telefonate, Reklamationen mit Fingerspitzengefühl und Entscheidungen bleiben beim Menschen.
Was ist mit dem Steuerbüro?
Das Steuerbüro übernimmt Buchhaltung, Lohn und Abschlüsse, aber nicht das Tagesgeschäft wie Kundenanfragen, Angebote oder Terminplanung. Es ergänzt die Bürokraft, ersetzt sie aber nicht.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
