- Allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT, Copilot oder Gemini helfen beim Schreiben, arbeiten aber nicht selbstständig in deinen Programmen.
- KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe an und notieren Anliegen, ab etwa 99 € im Monat.
- Viele Handwerkerprogramme bauen KI inzwischen direkt ein, etwa für Anrufe oder Belege.
- Digitale Büro-Mitarbeiter übernehmen wiederkehrende Aufgaben über mehrere Programme hinweg. Wichtig ist bei allen: Du gibst frei, bevor etwas an Kunden rausgeht.
Inhalt dieses Ratgebers
TransparenzDieser Ratgeber ist ein Angebot von machmal. machmal ist einer der Anbieter in diesem Überblick und ist im Abschnitt „Digitale Büro-Mitarbeiter“ beschrieben. Alle Preise netto, soweit nicht anders angegeben, Stand 27.09.2026, ohne Gewähr.
Die vier Arten von KI im Handwerk
| Art | Was sie tut | Beispiele | Ab ca. |
|---|---|---|---|
| Allgemeine KI-Assistenten | Texte schreiben, zusammenfassen, übersetzen | ChatGPT, Microsoft Copilot, Google Gemini | 7 bis 23 € pro Nutzer |
| KI-Telefonassistenten | Anrufe annehmen, Anliegen notieren, Termine vorschlagen | fonio.ai, HalloPetra | 99 € |
| KI in Handwerkersoftware | Einzelne Funktionen im Programm, z. B. Anrufe oder Belege | HERO, plancraft, ToolTime, sevDesk | im Paket oder als Zusatz |
| Digitale Büro-Mitarbeiter | Wiederkehrende Büroaufgaben über mehrere Programme | machmal | 99 € |
Allgemeine KI-Assistenten
ChatGPT, Microsoft Copilot und Google Gemini sind vielseitige Schreibhelfer. Im Handwerk eignen sie sich für E-Mail-Entwürfe, Formulierungen für Angebote, Zusammenfassungen langer Ausschreibungen oder Übersetzungen für Kunden und Mitarbeiter.
- ChatGPT: Kostenlos nutzbar, bezahlte Tarife laut Drittquellen ab 8 € (Go) und 23 € (Plus) inklusive MwSt. Für Betriebe gibt es Business-Tarife.
- Microsoft 365 Copilot: Arbeitet direkt in Outlook, Word, Excel und Teams. Als Zusatz zu Microsoft 365 Business laut Drittquellen ab rund 18 € pro Nutzer. Sinnvoll, wenn der Betrieb ohnehin mit Microsoft arbeitet.
- Google Gemini: In Google Workspace enthalten, ab 6,80 € pro Nutzer. Sinnvoll für Betriebe mit Gmail und Google Kalender.
Grenzen: Diese Assistenten arbeiten nicht selbstständig in deinem Rechnungsprogramm, deinem Kalender oder deinem Postfach. Du kopierst Texte hin und her. Und sie können sich irren, deshalb immer prüfen, besonders bei Preisen und rechtlichen Angaben.
KI-Telefonassistenten
Für viele Betriebe ist das Telefon der größte Zeitfresser: Anrufe während der Arbeit auf der Leiter, verpasste Anfragen, Rückrufe am Abend. KI-Telefonassistenten nehmen Anrufe an, fragen das Anliegen ab und schicken dir eine Zusammenfassung.
- HalloPetra: Speziell für das Handwerk, ab 99 € im Monat, laut Anbieter mit Servern in Frankfurt und kostenlosem Test.
- fonio.ai: Anbieter aus Österreich, ab 99 € im Monat, mit Geld-zurück-Garantie statt Testphase.
- In Branchensoftware: plancraft (KI-Empfang im Paket), ToolTime (Zusatz) und HERO (im größeren Paket) bieten eigene Telefonfunktionen.
Grenzen: Beratungsgespräche und Reklamationen mit Fingerspitzengefühl bleiben beim Menschen. Anrufer müssen erkennen können, dass eine KI spricht.
KI in Handwerkersoftware
Die großen Handwerkerprogramme bauen KI zunehmend ein: plancraft etwa einen KI-Empfang und Belegscan, sevDesk eine KI-Belegerfassung, HERO einen Telefonassistenten und weitere angekündigte Funktionen. Vorteil: Die KI arbeitet direkt mit deinen Daten im Programm. Nachteil: Sie hilft nur innerhalb dieses einen Programms, und oft erst in teureren Paketen. Einen ausführlichen Vergleich findest du in unserem Ratgeber zur Handwerkersoftware.
Digitale Büro-Mitarbeiter
Die jüngste Kategorie geht einen Schritt weiter als Schreib-Tools: Ein digitaler Büro-Mitarbeiter wird mit Postfach, Kalender und Rechnungsprogramm verbunden und erledigt wiederkehrende Aufgaben selbstständig bis zur Freigabe.
machmal ist ein solcher Dienst, speziell mit Blick auf kleine Betriebe. Laut Anbieter:
- beantwortet Kundenanfragen per E-Mail und schlägt Termine vor,
- erstellt Angebote und Rechnungen als Entwurf, auch aus Sprachnachrichten vom Einsatz,
- fasst bei offenen Angeboten nach und erinnert an unbezahlte Rechnungen,
- arbeitet mit Lexware Office, sevDesk, DATEV, Google und Outlook zusammen, gesteuert auch über Telegram,
- schickt nichts ohne Freigabe raus, Server in Deutschland, 99 € im Monat oder 999 € im Jahr, 7 Tage kostenlos ohne Zahlungsdaten.
Grenzen: Ein digitaler Büro-Mitarbeiter ist keine Handwerkersoftware mit Aufmaß oder Plantafel, sondern arbeitet mit deinen vorhandenen Programmen. Persönliche Gespräche und Entscheidungen bleiben bei dir.
So startest du mit KI im Betrieb
- Engpass finden: Wo verlierst du die meiste Zeit? Telefon, Mails, Angebote, Rechnungen?
- Eine Lösung testen: Nicht fünf Tools gleichzeitig. Eine Woche mit echten Aufgaben zeigt mehr als jede Demo.
- Datenschutz klären: Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Serverstandort, was mit Kundendaten passiert.
- Freigaben behalten: Nichts an Kunden ohne deine Prüfung, zumindest in den ersten Wochen.
Häufige Fragen
Ist ChatGPT für Handwerksbetriebe datenschutzkonform?
Das hängt vom Tarif und vom Umgang ab. In den Privat-Tarifen sollte man keine Kundendaten eingeben oder die Nutzung für das Training abschalten. Für den Betrieb sind Business-Tarife mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung die bessere Wahl.
Muss ich Anrufern sagen, dass eine KI spricht?
Ja, Anrufer sollten erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen. Seriöse Anbieter kündigen das zu Beginn des Gesprächs an.
Kann KI Angebote und Rechnungen selbst verschicken?
Technisch ja, empfehlenswert ist es nicht. Gute Lösungen erstellen Entwürfe, die du prüfst und freigibst. So bleibt die Verantwortung bei dir, und Fehler gehen nicht an Kunden raus.
Womit sollte ein kleiner Betrieb anfangen?
Mit dem Engpass, der am meisten Zeit frisst. Sind es verpasste Anrufe, hilft ein Telefonassistent. Ist es der Schreibkram am Abend, bringt ein digitaler Büro-Mitarbeiter meist mehr als ein reines Schreib-Tool.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
