machmal im Praxis-Check: Was der digitale Büro-Mitarbeiter kann und was nicht

TransparenzhinweisDer Handwerk Ratgeber ist ein Angebot von machmal. Wir haben diesen Beitrag trotzdem so sachlich wie möglich geschrieben und auch die Grenzen genannt. Alle Angaben stammen von der Website, den AGB und der Datenschutzerklärung des Anbieters, Stand 27.09.2026, ohne Gewähr.

Was ist machmal?

machmal (Website machmal.ai) ist ein sogenannter KI-Agent für das Büro kleiner Betriebe. Anders als ein reiner Chat wie ChatGPT, der nur antwortet, wenn du fragst, wird machmal mit deinen Programmen verbunden: Postfach, Kalender, Rechnungsprogramm, Cloud-Speicher. Dort liest er mit, bereitet Arbeit vor und legt sie dir zur Freigabe vor.

Der Anbieter bewirbt machmal branchenübergreifend, hat aber eine eigene Seite für Handwerksbetriebe mit Beispielen für Elektro, SHK, Tischlerei, Maler, Dach und Bau. Betrieben wird der Dienst von der Visionconcepts Ltd mit Sitz auf Zypern.

Technisch interessant und offen dokumentiert: Der Agent selbst ist die Open-Source-Software „Hermes Agent“ von Nous Research. machmal hat sie nicht entwickelt, sondern installiert, betreibt und aktualisiert sie für den Kunden und ergänzt sie um Oberfläche, Anbindungen und Kanäle. Das Produkt ist vergleichsweise neu, Erfahrungswerte über Jahre gibt es entsprechend noch nicht.

Was machmal im Büro übernehmen soll

Laut Anbieter übernimmt machmal „alles, was am Rechner geht“. Für Handwerksbetriebe nennt die Website vor allem diese Aufgaben:

• Anfragen beantworten: Antworten auf E-Mails und Kontaktformular-Anfragen als Entwurf, mit Rückfragen nach Fotos, Adresse und Details und Terminvorschlägen aus deinem Kalender.
• Angebote: Du sprichst nach dem Vor-Ort-Termin ins Handy, machmal erstellt daraus ein Angebot mit deinen Positionen und Preisen.
• Rechnungen und Mahnungen: Rechnungen mit Pflichtangaben, laut Anbieter auch mit ausgewiesenem Lohnanteil für den Handwerkerbonus nach § 35a, über Lexoffice, sevDesk, DATEV oder eine eigene Vorlage. Bleibt eine Rechnung offen, liegt eine Zahlungserinnerung als Entwurf bereit.
• Belege: Quittungen und Lieferscheine per Handyfoto auslesen, dem Auftrag zuordnen und für die Steuerberatung sortieren.
• Material und Bautagebuch: Materiallisten für den Großhandel, Bautagebuch aus Sprachnachrichten und Baustellenfotos.
• Nachfassen, Bewertungen, Wartung: Nachfassen bei offenen Angeboten, Bitte um Google-Bewertung, jährliche Wartungserinnerungen.
• Marketing und Übersetzen: Beiträge aus Baustellenfotos, Stellenanzeigen, Übersetzung von Nachrichten, etwa aus dem Polnischen oder Türkischen.

Dazu kommen Routinen und ein Gedächtnis: Neue Aufgaben erklärst du per Sprachnachricht oder Chat, etwa „schau jeden Freitag, welche Rechnungen offen sind“. machmal merkt sich das und erledigt es dann regelmäßig. Verarbeiten kann der Agent laut Anbieter auch PDFs, Fotos und Sprachnachrichten.

Gesteuert wird machmal über die eigene App oder per Telegram, laut Website zusätzlich über Microsoft Teams, Slack und E-Mail. Wichtig zur Einordnung: Die Beispiele auf der Website sind ausdrücklich als Beispieldaten gekennzeichnet, die Zeitersparnis als Beispielrechnung, nicht als Messung.

Welche Programme angebunden werden

Für Handwerksbetriebe hebt der Anbieter Gmail, Outlook, Google Kalender, Lexoffice, sevDesk, DATEV, Microsoft 365, Excel und Google Drive hervor. Im Programm-Katalog finden sich außerdem unter anderem mehrere Zoho-Programme. Insgesamt spricht die Website von über tausend beziehungsweise über 1.500 Programmen. Die Anbindung läuft über den Dienst Composio, meist per Klick und Anmeldung. Einige Programme, laut Anbieter etwa Lexoffice, brauchen einen Zugangsschlüssel aus den eigenen Einstellungen.

Hat ein Programm keine Schnittstelle, soll der Agent es in einem eigenen Browser bedienen, also sich dort anmelden und wie ein Mensch klicken. Das erweitert die Möglichkeiten, ist aber naturgemäß weniger verlässlich als eine direkte Anbindung, weil sich Webseiten ändern können.

Einrichtung und KI-Zugang

Laut Anbieter ist das Konto in zwei Minuten angelegt und die Einrichtung an einem Nachmittag erledigt: Programme verbinden, ein paar Regeln erklären, erste Aufgaben geben. Ein Einrichtungsassistent führt durch die Schritte.

Ein Punkt, den du vorher kennen solltest: Die KI selbst bringst du mit. machmal stellt kein eigenes Sprachmodell bereit. Du verbindest wahlweise

• dein ChatGPT-Konto,
• dein Claude-Konto,
• einen API-Schlüssel von OpenAI oder Anthropic oder
• einen Zugang über OpenRouter.

Die Nutzung zahlst du direkt bei diesem Anbieter, machmal schlägt nach eigener Aussage nichts auf. Wer schon ein ChatGPT- oder Claude-Abo hat, kann das nutzen. Wer keines hat, muss diese Kosten zusätzlich einplanen.

Preis und Testphase

Positiv: Die Testphase geht laut AGB nur dann in ein Abo über, wenn du es ausdrücklich bestellst. Eine Kündigungsfalle gibt es also nicht.

Datenschutz: was du wissen solltest

Die Datenschutzerklärung ist ausführlich und nennt auch unbequeme Punkte. Das Wichtigste:

• Server in Deutschland: Agent, Dokumente und Protokoll liegen bei Hetzner in Deutschland. In der Testphase läuft der Agent in einem abgeschotteten Container auf einem gemeinsamen Server, mit dem Abo auf einer eigenen virtuellen Maschine.
• Auftragsverarbeitung: Mit der Registrierung wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.
• KI-Anbieter in den USA: Die Inhalte deiner Aufgaben gehen an deinen Modellanbieter, bei OpenAI und Anthropic in die USA. Für diesen Teil ist machmal nicht Auftragsverarbeiter, du bist selbst Vertragspartner.
• Privat-Abo vs. API: Bei einem privaten ChatGPT-Abo ist laut Anbieter die Nutzung deiner Inhalte zum Training standardmäßig aktiv und muss unter „Datenkontrollen“ abgeschaltet werden. Für Kundendaten empfiehlt machmal selbst einen API-Zugang mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Weitere Dienstleister: Die Programm-Anbindungen laufen über Composio (USA), Telegram sitzt in Dubai. Sprachnachrichten in der App werden über OpenAI in Text umgewandelt.
• Freigabe ist eine Regel, keine Sperre: Der Agent legt Entwürfe vor und fragt vor dem Versenden. Laut AGB ist das eine Verhaltensregel, keine technische Sperre. Jede Aktion steht aber in einem einsehbaren Protokoll.

Unterm Strich: Der Anbieter geht offen mit den Datenflüssen um. Datenschutzrechtlich sauber wird es aber erst, wenn auch du deinen Teil erledigst, also einen geeigneten KI-Zugang wählst und die Rechte in den Programmen begrenzt.

Stärken

• Arbeitet in vorhandenen Programmen: Kein Umstieg auf neue Software, Lexoffice, sevDesk, DATEV, Gmail oder Outlook bleiben.
• Sprachnachricht statt Tippen: Angebote und Aufgaben lassen sich vom Handy aus diktieren, auch von der Baustelle.
• Freigabe-Prinzip und Protokoll: Ausgehendes wird als Entwurf vorgelegt, jede Aktion ist nachvollziehbar.
• Breites Aufgabenfeld: Von Anfragen über Belege bis Marketing, dazu wiederkehrende Routinen.
• Faire Vertragsbedingungen: Keine Mindestlaufzeit, keine Einrichtungsgebühr, Testphase ohne Zahlungsdaten, Datenexport als ZIP.
• Offene Dokumentation: Datenflüsse, Drittanbieter und die zugrunde liegende Open-Source-Software sind klar benannt.

Schwächen und Grenzen

• Eigenes KI-Abo nötig: Ohne ChatGPT-, Claude- oder API-Zugang läuft nichts. Das sind zusätzliche Kosten und ein zusätzlicher Vertrag.
• Entwürfe müssen geprüft werden: Die AGB sagen es deutlich: Ergebnisse eines Sprachmodells können fehlerhaft sein, die Prüfung liegt bei dir. Preise, Mengen und Steuersätze solltest du vor jeder Freigabe kontrollieren.
• Keine Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware: machmal hat keine eigene Buchhaltung, keine Plantafel und kein Aufmaß-Modul. Es nutzt dein Rechnungsprogramm, ersetzt es aber nicht.
• Nicht jedes Programm direkt angebunden: Fehlt eine Schnittstelle, arbeitet der Agent im Browser. Das kann bei Änderungen an der Webseite hakeln.
• Kein Telefon: Anrufe nimmt machmal derzeit nicht an. Wer vor allem Telefonstress hat, braucht zusätzlich eine andere Lösung.
• Junges Produkt: Es gibt noch keine langjährigen Erfahrungen, und eine bestimmte Verfügbarkeit wird laut AGB nicht zugesichert.
• Datenflüsse in die USA: Trotz Servern in Deutschland gehen Inhalte an KI-Anbieter und Composio in den USA.

Vergleich: Bürokraft, Handwerkersoftware, machmal

Die Zahlen zu Bürokraft und Software stammen aus unseren Ratgebern zu den Kosten einer Bürokraft und zum Handwerkersoftware-Vergleich. Die drei Lösungen schließen sich nicht aus: Viele Betriebe fahren mit Rechnungsprogramm plus Minijob gut, ein digitaler Büro-Mitarbeiter kann die Routine darin abnehmen.

Für wen sich machmal lohnt und für wen nicht

Eher sinnvoll für:

• Solo- und Kleinbetriebe, bei denen Angebote, Rechnungen und Mails abends am Küchentisch entstehen,
• Betriebe, die schon mit Lexoffice, sevDesk, DATEV, Gmail oder Outlook arbeiten und nicht wechseln wollen,
• Inhaber, die lieber Sprachnachrichten schicken als tippen und bereit sind, Entwürfe kurz zu prüfen.

Eher nicht passend für:

• Betriebe, deren Hauptproblem das Telefon ist,
• Betriebe, die eine Komplettsoftware mit Aufmaß, Plantafel und Zeiterfassung suchen,
• alle, die keine Kundendaten an KI-Anbieter außerhalb der EU geben wollen oder dürfen,
• alle, die Ergebnisse nicht prüfen möchten und eine Lösung erwarten, die fehlerfrei allein arbeitet.

Fazit

machmal ist kein Ersatz für Buchhaltung, Branchensoftware oder einen Menschen am Telefon. Es ist ein Werkzeug, das Schreibarbeit in vorhandenen Programmen vorbereitet und dir die Freigabe überlässt. Wer schon ein KI-Abo hat oder bereit ist, eines abzuschließen, und seine Entwürfe gewissenhaft prüft, kann in der kostenlosen Testwoche mit eigenen Aufgaben gut herausfinden, ob sich die 99 € im Monat für den eigenen Betrieb rechnen.

Häufige Fragen

Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.