- Eine Auftragsbestätigung ist keine Pflicht. Der Vertrag kommt schon durch Angebot und Annahme zustande, sie dient vor allem als Beweis.
- Weicht deine Bestätigung vom Auftrag des Kunden ab, gilt sie als Ablehnung mit neuem Angebot (§ 150 Abs. 2 BGB). Dann ist noch nichts vereinbart.
- Schweigen auf eine Bestätigung zählt nur zwischen Unternehmern als Zustimmung (kaufmännisches Bestätigungsschreiben). Bei Privatkunden nie.
- AGB müssen spätestens bei Vertragsschluss einbezogen sein. Ein Hinweis erst in der Auftragsbestätigung kommt bei Privatkunden zu spät.
Inhalt dieses Ratgebers
Was ist eine Auftragsbestätigung?
Mit der Auftragsbestätigung teilst du dem Kunden mit, dass du seinen Auftrag annimmst, und fasst zusammen, was vereinbart ist. Im Handwerk läuft es meist so: Du schickst ein Angebot, der Kunde sagt zu, und du bestätigst den Auftrag mit allen Eckdaten. Rechtlich ist der Vertrag oft schon mit der Zusage des Kunden zustande gekommen (§§ 145 ff. BGB). Die Bestätigung hat dann vor allem eine Aufgabe: Klarheit und Beweis.
Wichtig wird sie in drei Fällen:
- Der Kunde hat mündlich oder telefonisch zugesagt, und es gibt nichts Schriftliches.
- Der Kunde hat nicht auf ein Angebot geantwortet, sondern selbst einen Auftrag erteilt. Erst deine Bestätigung ist dann die Annahme.
- Seit dem Angebot hat sich etwas geändert, etwa Termin, Umfang oder Material. Die Bestätigung hält den neuen Stand fest.
Vorsicht bei Abweichungen
Deine Bestätigung sollte genau das wiedergeben, was der Kunde beauftragt hat. Weicht sie ab, etwa mit einem anderen Preis, einem späteren Termin oder zusätzlichen Bedingungen, gilt sie nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Angebot. Dann ist erst ein Vertrag geschlossen, wenn der Kunde dieses neue Angebot annimmt. Fängst du trotzdem an, streitet ihr später darüber, was eigentlich gilt.
Muster: kurze Auftragsbestätigung per E-Mail
Für kleinere Aufträge reicht oft eine kurze E-Mail, die das Wichtigste festhält. Bei größeren Aufträgen hängst du zusätzlich die ausgefüllte Vorlage als PDF an.
Betreff: Auftragsbestätigung Badsanierung, Kastanienallee 7
Guten Tag Frau Weber,
vielen Dank für Ihren Auftrag vom 22.09.2026. Hiermit bestätige ich die Arbeiten laut unserem Angebot Nr. A-2026-041 vom 15.09.2026 zum Gesamtpreis von 8.450,00 € brutto.
Wir beginnen am 12.10.2026 und rechnen mit etwa acht Arbeitstagen. Wie vereinbart stellen wir 30 % zum Arbeitsbeginn und den Rest nach der Abnahme in Rechnung.
Sollte etwas nicht zu Ihrem Auftrag passen, geben Sie mir bitte kurz Bescheid.
Viele Grüße
Bernd Hoffmann
Der letzte Satz ist kein Beiwerk. Er lädt den Kunden ein, Unstimmigkeiten sofort zu melden, und nicht erst, wenn die Rechnung kommt.
Kaufmännisches Bestätigungsschreiben: nur unter Unternehmern
Zwischen Unternehmern gibt es eine Besonderheit: das kaufmännische Bestätigungsschreiben. Wurde mündlich verhandelt und bestätigst du danach schriftlich, was vereinbart wurde, gilt der Inhalt als vereinbart, wenn der Empfänger nicht unverzüglich widerspricht. Sein Schweigen zählt dann als Zustimmung.
| Kunde ist Unternehmer | Kunde ist Privatperson | |
|---|---|---|
| Schweigen auf die Bestätigung | kann als Zustimmung gelten | gilt nie als Zustimmung |
| Voraussetzung | vorherige Verhandlungen, zeitnahe Bestätigung | entfällt |
| Grenze | keine Wirkung bei Abweichungen, mit deren Billigung du nicht rechnen durftest | entfällt |
Verlass dich darauf trotzdem nicht blind. Die Regel greift nur, wenn die Bestätigung das Besprochene im Wesentlichen korrekt wiedergibt. Wer darin neue, wichtige Bedingungen unterbringt, kann sich später nicht auf das Schweigen berufen.
Was in eine Auftragsbestätigung gehört
- Briefkopf mit Betrieb, Kontakt, Auftragsnummer und Datum.
- Bezug auf den Auftrag und dein Angebot mit Nummer und Datum.
- Bestätigte Leistungen als Tabelle, Material und Arbeit getrennt.
- Preise netto, Umsatzsteuer und brutto.
- Ausführungszeitraum mit Beginn und voraussichtlichem Ende.
- Zahlungsbedingungen, etwa Abschläge und Zahlungsziel.
- Bei Privatkunden der voraussichtliche Arbeitskostenanteil für § 35a EStG.
- Hinweis auf deine AGB und, nur bei Kaufleuten, den Gerichtsstand.
AGB und Gerichtsstand
Deine AGB gelten nur, wenn sie bei Vertragsschluss einbezogen wurden. Bei Privatkunden heißt das nach § 305 Abs. 2 BGB: ausdrücklicher Hinweis und die Möglichkeit, sie zur Kenntnis zu nehmen, und zwar spätestens mit dem Angebot. Steht der Hinweis erst in der Auftragsbestätigung, ist der Vertrag womöglich schon ohne AGB geschlossen. Einen Gerichtsstand kannst du nach § 38 ZPO nur mit Kaufleuten vereinbaren. Gegenüber Privatkunden ist eine solche Klausel wirkungslos.
Tipps aus der Praxis
- Zeitnah schicken: Am besten innerhalb von ein bis zwei Tagen nach der Zusage, solange alle das Gespräch noch im Kopf haben.
- Angebot als Grundlage nehmen: Übernimm Positionen und Preise wörtlich aus dem Angebot. Jede Umformulierung ist eine mögliche Abweichung.
- Termin realistisch nennen: Schreib einen Zeitraum statt eines festen Tages, wenn du von Lieferungen oder Vorgewerken abhängst.
- Zusatzleistungen getrennt: Kommt später etwas dazu, halte es in einem eigenen Nachtrag fest und nicht in einer neuen Version der Bestätigung.
Häufige Fragen
Muss ich jeden Auftrag schriftlich bestätigen?
Nein. Ein Werkvertrag braucht keine bestimmte Form, auch eine mündliche Zusage ist wirksam. Eine schriftliche Bestätigung ist aber sinnvoll, sobald es um mehr als eine kleine Reparatur geht, weil sie Umfang, Preis und Termin beweisbar festhält.
Reicht eine Auftragsbestätigung per E-Mail?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor, eine E-Mail mit der Bestätigung als PDF im Anhang genügt. Bei Verträgen mit Privatkunden außerhalb deiner Geschäftsräume muss die Bestätigung auf Papier kommen oder, wenn der Kunde zustimmt, auf einem anderen dauerhaften Datenträger wie einer E-Mail (§ 312f BGB).
Was mache ich, wenn der Kunde der Auftragsbestätigung widerspricht?
Dann kläre sofort, welcher Punkt strittig ist, und fang erst an, wenn ihr euch einig seid. Weicht deine Bestätigung vom Auftrag ab, gilt der ursprüngliche Auftrag des Kunden bis dahin nicht als von dir angenommen. Halte die Einigung anschließend in einer neuen Bestätigung fest.
Kann ich in der Auftragsbestätigung den Preis noch ändern?
Nicht einseitig. Ein geänderter Preis ist eine Abweichung vom Auftrag und damit ein neues Angebot, das der Kunde erst annehmen muss. Hat sich seit dem Angebot etwas geändert, sprich das offen an, bevor du bestätigst.
Gehört der Arbeitskostenanteil nach § 35a schon in die Auftragsbestätigung?
Er ist dort nicht vorgeschrieben, hilft Privatkunden aber bei der Planung. Steuerlich entscheidend ist die Rechnung mit ausgewiesenem Arbeitskostenanteil und die unbare Zahlung auf dein Konto.
Stand: 27.09.2026. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall wende dich an deine Steuerberatung oder Handwerkskammer.
